siker.id - General affairs adalah sebuah profesi yang bertanggung jawab secara langsung kepada divisi umum dan departemen operasional. Di perusahaan yang masih berkembang, posisi ini biasanya berada di bawah kepemimpinan tim HRD.

Tugas utamanya yaitu sebagai fasilitator untuk semua kebutuhan perusahaan yang berkaitan dengan logistik dan operasional. Posisi general affair ini diharapkan dapat mendukung kinerja dari seluruh divisi perusahaan dengan menyediakan keperluan yang mereka butuhkan.

Saat melaksanakan tugasnya, tim general affairs akan berkoordinasi dengan anggota departemen lain serta memastikan bahwa semua kebutuhan tim mereka telah disampaikan dan sesuai prosedur. Setelahnya, mereka akan memuat laporan, di mana proses penyediaan logistik akan segera dilakukan.

Penyiapan logistik ini berkaitan dengan seluruh kebutuhan kerja, seperti alat dan papan tulis, laptop, kursi, meja, AC, dan penghias ruangan. Akan tetapi, tim GA juga harus menunjang keperluan lain yang terkait dengan fasilitas dan sumber daya pendukung, seperti menyediakan kendaraan operasional kantor, menerima telepon perusahaan, dan lain sebagainya.

GA membentuk anggaran dengan bantuan dari divisi finance sebelum melaksanakan pekerjaannya. Anggaran ini harus merinci di mana sebuah kebutuhan dan perkiraan harga harus sesuai. 

Baca juga : Apa Saja Jabatan Yang Ada Di Perusahaan?

 

Jika dilihat sekilas, mungkin tugas dari general affairs terlihat sepele dan mudah untuk dilakukan. Tetapi, nyatanya tidak seperti itu. Tanpa kinerja dari tim GA, perusahaan akan mengalami kesulitan untuk menjalankan aktivitas sehari-hari.

Lalu, apakah profesi GA ini memiliki tanggung jawab lainnya? Nah, berikut ini ada beberapa tanggung jawab dari divisi general affairs tersebut.

1. Menyaring kebutuhan perusahaan dan melakukan pembelian

Tugas utama dari tim GA adalah untuk menyaring kebutuhan perusahaan dan secara aktif melakukan pembelian. Terkadang, mereka tidak harus meminta daftar keperluan dari staf departemen lain.

Bila mereka rasa pembelian harus dilakukan, tim GA dapat mengajukannya secara langsung pada kepala departemen operasional.

2. Melakukan pembayaran untuk kebutuhan operasional

Tugas general affairs tak hanya melakukan pembelian, tetapi juga melaksanakan proses pembayaran. Pembayaran rutin seperti kebutuhan listrik, air, dan jaringan internet merupakan tanggung jawab mereka.

Proses ini tentunya dibantu dengan tim finance serta jumlah anggaran yang telah dipersiapkan untuk keperluan operasional.

Baca juga : Apa Saja Sih Tugas Seorang Mekanik Mobil?

3. Pemeliharaan aset (maintenance)

Selanjutnya, tugas dari tim general affairs adalah untuk melakukan quality control dan maintenance. Umumnya dilakukan untuk mencegah kerusakan yang disebabkan oleh kesalahan dari staf di kantor.

Di luar itu, maintenance dan quality control adalah inisiatif yang jitu untuk menemukan produk logistik yang memiliki kualitas buruk. Bila dieksekusi dengan baik, GA bisa melaporkan barang yang cacat dan meminta pihak penyedia untuk menggantinya dengan produk yang lebih berkualitas.

4. Renovasi dan pembukaan kantor cabang baru

Mereka juga diharapkan mampu turut serta melihat kelayakan material serta membentuk estimasi anggaran untuk keperluan renovasi dan kantor cabang baru. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya renovasi dan persiapan kantor baru.

Semua pembelian akan diperiksa oleh GA dari nota serta faktur pembayaran.

Nah, itulah dia pengertian dan tanggung jawab dari posisi general affairs, mungkin banyak jobseeker yang belum ramah mendengar dengan nama posisi ini. Sekian artikel ini menjelaskan, semoga membantu. Terima kasih.

Baca juga : Apa Itu Workcation? Yuk Kenali Tren Kerja Ini!