siKer.id- Sistem HRIS (human resource information system) sederhananya adalah kombinasi teknologi HR dan teknologi informasi melalui sebuah software HR. Sistem ini memungkinkan segala proses dan aktivitas HR terjadi secara elektronik. Aktivitas yang bisa dilakukan dengan sistem ini sangat luas, misalnya saja pengelolaan SDM dasar, akuntansi, hingga pembayaran gaji (payroll). Bedanya dengan sistem HR pada umumnya, sistem HRIS biasanya hanya membutuhkan sumber daya lebih sedikit.

Baca juga : Perbedaan Peran HRD dan Personalia yang Harus DiKetahui

1. Meningkatkan produktivitas

Saat seorang karyawan harus resign, kepanikan dapat muncul di dalam tim. Mereka berusaha mengambil alih semua pekerjaan yang tadinya menjadi tanggung jawab karyawan tersebut, sampai ada penggantinya yang sudah dilatih dan beradaptasi dengan seluruh proses dalam tim. Sistem HRIS memudahkan perusahaan untuk merekrut, melatih, dan memantau perkembangan karyawan baru secepat mungkin supaya ia bisa memenuhi ekspektasi perannya secepat mungkin. Onboarding yang lebih efektif dan pelatihan yang efisien akan meningkatkan produktivitas karyawan baru serta karyawan lainnya dalam tim. Hal ini juga bisa menurunkan tingkat turnover sehingga waktu dan tenaga anggota tim bisa dialokasikan untuk hal-hal yang lebih penting dan berdampak bagi tujuan perusahaan.

2. Peningkatan Efisiensi Administrasi

Salah satu dampak paling langsung dari HRIS adalah peningkatan efisiensi administrasi. HRIS memungkinkan departemen sumber daya manusia untuk mengotomatisasi banyak tugas administratif yang sebelumnya memakan waktu, seperti pengelolaan data karyawan, penggajian, administrasi absensi, dan manajemen kinerja. Dengan mengurangi beban administratif ini, staf HR dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan nilai tambah.

Baca juga :5 Manfaat Penting dari Man Power Planning

3. Membantu perencanaan karier karyawan

Dengan informasi yang jelas dan rapi, misalnya siapa saja karyawan yang ada di posisi tertentu dan sudah berapa mereka lama bekerja, sistem HRIS dapat menunjang perkembangan dan perencanaan karier karyawan.

4. Mengurangi risiko kesalahan atau keteledoran

Pengelolaan SDM yang baik membutuhkan data yang selalu diperbarui dan tentunya akurat. HRIS dapat membantu hal ini dengan menyimpan data-data karyawan dalam sistem yang terorganisir. Sistem ini juga bisa melakukan automasi untuk tugas-tugas tertentu yang membutuhkan ketelitian ekstra seperti payroll. Dengan demikian, sistem HRIS bisa membantu mengurangi risiko kesalahan yang terjadi akibat pekerjaan yang dilakukan secara manual.

5. Peningkatan Kepatuhan Hukum

HRIS dapat membantu organisasi untuk tetap mematuhi peraturan perburuhan dan kepatuhan hukum lainnya. Dengan mengotomatisasi proses pengelolaan data karyawan dan gaji, HRIS membantu mengurangi risiko kesalahan yang dapat mengakibatkan pelanggaran hukum. Fitur pelaporan yang canggih juga memungkinkan organisasi untuk dengan mudah menghasilkan laporan yang diperlukan untuk kepatuhan peraturan.

Implementasi HRIS memiliki dampak yang signifikan pada efisiensi, produktivitas, dan kepatuhan organisasi. Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan dapat mengelola sumber daya manusia mereka dengan lebih efektif, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan membuat keputusan yang didasarkan pada data yang akurat. Oleh karena itu, investasi dalam HRIS bukan hanya merupakan langkah yang bijaksana untuk departemen sumber daya manusia, tetapi juga merupakan investasi dalam keseluruhan kesuksesan organisasi.

Baca juga : 10 Kesalahan yang Tidak Disadari HRD saat Proses Perekrutan