siker.id - Payroll atau penggajian merupakan salah satu hal penting dalam manajemen sumber daya manusia (SDM) sebuah perusahaan. Proses payroll memastikan bahwa karyawan diberi kompensasi yang layak atas pekerjaan yang mereka lakukan, dan juga memastikan bahwa perusahaan mematuhi aturan hukum dan peraturan terkait pembayaran gaji karyawan.

Baca juga: Berikut Ini Manfaat Payroll bagi Perusahaan

Proses payroll biasanya melibatkan sejumlah langkah, seperti menghitung gaji karyawan berdasarkan jumlah jam kerja atau tugas yang dilakukan, menghitung potongan untuk pajak, asuransi, pensiun, dan lain-lain, serta memastikan bahwa karyawan mendapatkan pembayaran yang tepat dan tepat waktu.

Pada umumnya, setiap perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur yang berbeda dalam mengelola payroll. Namun, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam proses penggajian karyawan, diantaranya:

• Pendaftaran Pajak Karyawan
Setiap karyawan harus mendaftarkan diri ke kantor pajak dan diberikan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) untuk menghindari masalah hukum dan perpajakan di masa depan.

• Pembuatan Gaji Karyawan
Gaji karyawan harus dihitung dengan benar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Perhitungan gaji karyawan meliputi gaji pokok, tunjangan, bonus, dan insentif.

• Pajak Karyawan
Pajak karyawan harus dihitung dan dibayarkan tepat waktu. Perusahaan harus memotong pajak dari gaji karyawan dan membayar kepada otoritas pajak setempat.

• Asuransi Karyawan
Perusahaan harus memastikan bahwa karyawan terdaftar di program asuransi kesehatan, asuransi jiwa, dan asuransi pensiun yang diberikan oleh perusahaan.

• Laporan Penggajian
Perusahaan harus membuat laporan penggajian yang rinci dan memastikan bahwa semua data penggajian karyawan disimpan dengan aman.

Penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa proses penggajian karyawan dilakukan dengan benar dan tepat waktu. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk memenuhi kewajiban hukum dan menghindari masalah di masa depan. Penggunaan perangkat lunak payroll dapat membantu perusahaan untuk mempermudah dan mengotomatisasi proses penggajian karyawan, sehingga mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi.

Baca juga: Tentang Penahanan Gaji Yang Pekerja Harus Tahu!

CARA KERJA SISTEM PAYROLL

Secara umum sistem payroll memiliki tiga proses dalam penggajian yaitu:

1. Pra-penggajian

Pada proses ini, biasanya perusahaan akan melakukan beberapa tahapan pemeriksaan terkait kebijakan perusahaan mengenai gaji, cuti, tunjangan, serta kebijakan kehadiran. Selanjutnya, pihak perusahaan akan melakukan pengumpulan data. Tahapan selanjutnya dalam proses ini adalah memeriksa validitas data yang telah dikumpulkan. Nantinya data tersebut akan dianalisis, apakah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak. Pada tahapan ini lah perusahaan akan memastikan tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan atau karyawan tidak aktif yang masuk dalam pembayaran gaji. 

2. Penggajian

Ini adalah tahapan dimana data yang telah divalidasi akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses. Proses ini akan menghasilkan pembayaran bersih setelah menyesuaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, tahapan selanjutnya yaitu pemeriksaan dan memverifikasi akurasi data untuk menghindari kesalahan.

3. Pasca-penggajian

Pada tahapan ini semua pemotongan gaji menurut undang-undang seperti pajak (Pph) atau penghasilan kena pajak akan didata. Kemudian tim administrasi penggajian akan mengirimkan berupa laporan ke lembaga pemerintah yang sesuai. Selanjutnya tim HR akan bekerjasama dengan tim finance untuk mencatat semua transaksi keuangan untuk proses penggajian. Tujuannya adalah karena gaji merupakan salah satu bagian terpenting dari biaya operasional dan perlu dicatat dalam pembukuan perusahaan. Selain itu, manajemen penggajian harus memastikan keakuratan semua data gaji yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi atau ERP (Enterprise Resource Planning) perusahaan. Setelah melakukan pendataan, selanjutnya gaji dapat dibayarkan dengan uang tunai, cek, atau transfer bank. Biasanya, perusahaan menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan.

Setelah melakukan pembayaran gaji, perusahaan akan mendapatkan pernyataan dari pihak bank. Pernyataan ini mencakup rincian seperti ID karyawan, nomor rekening bank, dan jumlah upah. Jika perusahaan menggunakan software payroll, biasanya mereka akan lebih mudah untuk mempublikasikan slip gaji dan mengirimkannya ke email atau akun karyawan. 

Baca juga: 3 Cara Ampuh Negosiasi Gaji

Demikian informasi yang telah kami rangkum. Semoga bermanfaat dan dapat menambah wawasan kalian.