icon Logo
Start a Conversation Hi! Click one of our member below to chat on Whatsapp
Berikut Ini Definisi dan Tugas Staf Administrasi
Siker.id | 20 Nov 2021 08:00


Bagikan ke
Staf administrasi adalah profesi yang kadang dianggap remeh oleh sebagian orang tetapi ternyata penting. (siker)

siker.id - Di sebuah perusahaan atau instansi terdapat berbagai macam divisi untuk bisa menjalankan perusahaan dengan baik. Salah satu divisi yang ada di sebuah perusahaan tersebut adalah bagian administrasi. Secara umum, tugas staff adminstrasi ini untuk mengorganisasi suatu data atau kegiataan guna membuat sistem atau tujuan di perusahaan dan instansi tersebut bisa tercapai dengan baik. Untuk selengkapnya tentang staff administrasi, berikut ulasannya!

Baca juga: Lulusan Akuntansi Kerja di Bagian Apa?

Pengertian Administrasi

Administrasi adalah kegiatan perencanaan, mengarahkan, menyelenggarakan, mengorganisir, serta mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan yang ada di kantor atau instansi. Jadi bisa dipahami administrasi yaitu sebuah kegiatan dua orang atau lebih yang dimana kegiatan tersebut merupakan satu tujuan bersama. Dari pengertian itu, dapat disimpulkan bahwa Staff Admin dalam perusahaan adalah posisi yang tidak dapat berjalan sendiri. Posisi staff admin dalam sebuah perkantoran sangat beragam, ada Staff Admin Umum, Staff Admin Perpajakan, Staff Admin Gudang, Staff Admin Delivery dan mungkin masih banyak lagi Staff Admin lain

Tugas Staff Administrasi

Tentunya staff adminsitrasi ini memiliki tugas tersendiri agar pekerjaan di perusahaan bisa terlaksana dengan baik. Secara umum, staff admnistrasi memiliki tugas untuk melakukan merekap data, mengelola dokumen dan menyimpan hal tersebut dengan terorganisir. Adapun Tugas lain dari Staff Administrasi adalah sebagai berikut;

1. Mengarsip Data

Tugas yang biasa dilakukan oleh staff adminstrasi adalah mengarsip data. Hal tersebut perlu dilakukan agar data-data yang ada mudah untuk dikelola serta data maupun dokumen bisa terorganisir dengan baik.

2. Entri Data Perusahaan

Selain mengarsip data, bagian administrasi pun perlu untuk mengentri atau merekap data yang ada di perusahaan. Merekap data tersebut bisa berasal dari klien maupun konsumen yang telah bekerja sama ataupun loyal terhadap perusahaan. Jika perusahaan sudah berkembang dengan baik lagi, perekapan data biasanya dibantu oleh divisi gudang, sehingga tugas bagian administrasi adalah merekap kesimpulan yang telah dilakukan oleh divisi lain.

3. Membuat Agenda Kantor

Selain tugas di atas, bagian staff administrasi pun memiliki tugas untuk membuat agenda kantor. Agenda tersebut dibuat agar jadwal pimpinan perusahaan tidak bentrok dengan kegiatan atau janji dengan perusahaan lain.

Baca juga: Karir Apa yang Cocok Bagi Lulusan Ekonomi Manajemen?

4. Menerima Panggilan Telepon

Bagian staff administrasi harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Karena skill tersebut akan digunakan untuk seorang admin bisa berkomunikasi dengan baik lewat telepon dari klien ataupun pihak lain. Di perusahaan yang belum memiliki skala besar, tugas menerima panggilan telepon ini adalah bagian jobdesk dari staff administrasi. Sedangkan untuk perusahaan dengan skala besar, tugas tersebut sudah dihandle oleh bagian customer service.

5. Menyiapkan Tiket dan Akomodasi untuk Kegiatan Kerja atau Kunjungan Kerja

Bagian staff adminsitrasi pun harus menyiapkan tiket dan akomoadasi bagi pimpinan atau karyawan yang akan melakukan kunjungan kerja ke luar kota maupun luar negeri.

6. Memastikan persediaan alat tulis kantor

Selain mengurus tiket dan akomodasi untuk kunjungan kerja, staff administrasi pun diharuskan untuk melihat dan memastikan persediaan alat tulis kantor terpenuhi dengan baik. Sekilas persediaan alat kantor ini adalah sesuatu yang sepele, tetapi dari hal yang terkecil inilah kegiatan kantor bisa terlaksana dengan baik dan terlihat rapih.

Keterampilan yang Dimiliki Staff Administrasi

Jika Anda berniat untuk bekerja sebagai staff administrasi, diperlukan keterampilan dan kompetensi yang harus dimiliki. Keterampilan yang harus dimiliki diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Teliti

Seorang staff administrasi dituntut untuk menjadi orang yang teliti, karena pekerjaan sebagai staff administrasi berhubungan dengan merekap dan mengorganisir data yang ada di perusahaan.

2. Cermat dan Tenang

Keterampilan kedua yang harus dimiliki oleh staff administrasi adalah dapat bekerja dengan tenang dan cermat ketika bekerja di bawah tekanan. Hal ini diperlukan, mengingat pekerjaan akan langsung dipertanggung jawabkan langsung kepada atasan.

3. Dapat Bekerjasama dengan Tim

Staff administrasi akan selalu bekerja dengan pihak internal dan pihak eksternal perusahan dengan berbagai macam sifat dan karakter. Oleh karena itu, dengan karakter yang berbeda-beda tersebut diharapkan kepada mereka yang bekerja sebagai staff administrasi bisa bekerja sama dengan tim dengan baik dan optimal dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Sekian artikel tentang tugas staf administrasi. Bila menyukai artikel ini bisa Anda bagikan pada banyak orang. Jika ada kritik dan saran bisa tulis pada kolom komentar. Terima kasih.

Baca juga: Lulusan Ekonomi? Inilah Prospek Kerja Kedepannya!


Editor: Theo Adi -

     

Komentar