siker.id - Lingkungan kerja modern dibangun atas dasar komunikasi yang terbuka, cepat, dan lancar, dengan rapat sering kali menjadi pusat dari komunikasi tim. Rapat berfungsi untuk menyampaikan perkembangan proyek, memungkinkan suara tim didengar, evaluasi pemimpin dan pembuat keputusan, serta kolaborasi dan pengambilan keputusan. Idealnya, rapat harus membantu menyelesaikan pekerjaan yang kamu dan tim lakukan dengan memfasilitasi komunikasi antara tim dan individu serta manajer. Namun, seringkali rapat hanya terasa seperti membuang-buang waktu. Lantas bagaimana panduan rapat yang efektif? Berikut tips membuat rapat agar lebih efektif!

Baca juga: Bagaimana Caranya Membuat Rapat Lebih Efektif?

Menyiapkan agenda rapat sejak awal

Jangan sampai Anda dan seluruh karyawan menyusun agenda rapat dengan mendadak. Contohnya, akan melakukan meeting di hari Kamis pagi, namun baru menyusun agenda di hari Rabu malam. Tentu saja hal seperti ini bisa membuat rapat menjadi kurang efektif. Dengan hal ini, peserta rapat tidak akan mengetahui secara jelas seperti apa agenda yang akan dilaksanakan. Agar bisa mengatasinya, Anda dapat membuat agenda lebih awal. Anda bisa memberikan seperti apa agenda tersebut pada peserta rapat, setidaknya beberapa hari sebelum rapat dilakukan.

Atur waktu dengan sebaik mungkin

Agar bisa melakukan rapat yang efektif, waktu harus diatur dengan sebaik mungkin. Anda harus mempertimbangkan jumlah waktu yang diperlukan untuk semua topik yang akan dibicarakan. Contohnya, rapat berlangsung selama 2 jam, nantinya akan membahas 4 topik dalam sebuah agenda. Bayangkan berapa waktu yang dibutuhkan untuk semua topik. Antara satu topik dengan yang lainnya belum tentu membutuhkan waktu sama.

Cari masukan dari anggota rapat

Cara lain agar rapat berjalan dengan efektif adalah mencari masukan dari anggota. Tanyakan pada semua peserta, apakah mereka memiliki saran berkaitan dengan topik rapat. Bila mereka memiliki saran, tanyakan mengapa topik ini harus didiskusikan. Dengan hal ini, Anda bisa menambah agenda bila memang harus dibahas dengan baik. cara ini bisa membuat rapat menjadi semakin efektif dan produktif.

Baca juga: Berikut 5 Cara Mengelola Keuangan Perusahaan

Mencatat hal penting dalam rapat

Agar membuat rapat berlangsung efektif untuk masa depan, maka kamu perlu mencatat poin penting selama rapat. Mungkin ada baiknya kamu memiliki notulen dalam setiap rapat untuk mencatat hal penting dan ide yang dihasilkan dalam pertemuan tersebut. Guna menghindari notulen melewatkan hal penting dalam merangkum semua poin, kamu bisa menghimbau seluruh undangan menyiapkan catatan.

Mengontrol berjalannya rapat

Di saat tertentu, rapat bisa berubah menjadi percakapan. Ini tentu akan berdampak pada ketidakefektifan rapat. Untuk menghindari hal tersebut, kamu sebagai penyelenggara meeting bisa menjadi moderator yang mengontrol hal tersebut. Jika rapat terlihat mulai seperti percakapan, kamu harus menghentikannya dan memfokuskan kembali pada topik pembahasan.

Sekian artikel tentang tips membuat rapat lebih efektif. Bila menyukai artikel ini bisa Anda bagikan. Jika ada kritik dan saran bisa tulis pada kolom komentar. Terima kasih.

Baca juga: 5 Keuntungan Menggunakan MYOB dalam Perusahaan