siker.id - Dalam dunia bisnis, rapat adalah salah satu metode komunikasi terpenting. Melalui rapat, strategi disusun, kemajuan dilaporkan, dan keputusan-keputusan vital dibuat. Namun, tak sedikit pula rapat yang hanya menjadi pembuang waktu, dijadikan rutinitas semata. Mengingat betapa pentingnya rapat untuk kelangsungan hidup suatu bisnis, berikut ini cara menyelenggarakan rapat yang lebih efektif!

Baca juga: Berikut Ini Macam Kerja Online Buat Menambah Penghasilan

1. Membuat Agenda Rapat

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah membuat agenda rapat yang jelas. Hal ini karena banyak undangan rapat yang seringkali tidak mencantumkan agenda serta tujuan rapat. Kebanyakan undangan hanya berisi waktu, tempat, serta judul rapatnya saja. Padahal mencantumkan agenda rapat merupakan poin penting untuk membuat rapat lebih efektif. Agenda rapat akan membuat para undangan mengetahui hal apa saja yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut sehingga setiap orang dapat mempersiapkan materi dengan baik.

2. Menentukan Jumlah Undangan Rapat

Salah satu faktor penentu rapat yang efekif ditentukan juga oleh banyaknya jumlah undangan rapat. Seringkali rapat dihadiri oleh puluhan orang yang membuat terasa sesak. Jadi sebaiknya atur strategi meeting yang efektif dengan menentukan jumlah orang yang diharapkan hadir agar rapat menjadi lebih fokus.

3. Pastikan Anda Benar Membutuhkan Rapat

Jangan langsung memutuskan menyelenggarakan rapat jika Anda memiliki suatu tujuan tertentu. Bisa jadi tujuan Anda itu bisa dicapai tanpa perlu adanya rapat. Misal ketika Anda hendak membahas topik sensitif atau memberikan kritik terhadap performa seorang karyawan. Hal tersebut lebih baik disampaikan secara personal.

Baca juga: Penting Bagi HRD ! Tips Memaksimalkan Wawancara Online

4. Jangan Buang Waktu, Pilih Partisipan Dengan Bijak

Rapat bisa jadi sangat memakan waktu orang yang sebetulnya tidak perlu berada di situ. Oleh karenanya, terlebih dahulu Anda perlu memastikan siapa saja orang yang harus menghadiri rapat yang Anda selenggarakan. Orang-orang tersebut bisa berupa orang yang memiliki pengetahuan dan wawasan yang relevan dengan agenda rapat atau orang yang pekerjaannya akan terkena imbas dari hasil rapat yang diselenggarakan.

5. Cari Masukan Dari Anggota Rapat

Cara lain agar rapat berjalan dengan efektif adalah mencari masukan dari anggota. Tanyakan pada semua peserta, apakah mereka memiliki saran berkaitan dengan topik rapat. Bila mereka memiliki saran, tanyakan mengapa topik ini harus didiskusikan.

6. Identifikasi Seluruh Peserta

Tidak semua karyawan harus memberikan partisipasi ketika rapat. Tetapi, memberikan undangan pada peserta yang tepat harus dilakukan sehingga rapat berjalan secara efektif. Hal ini juga diselaraskan dengan tujuan yang sudah dibuat dari awal.

Sekian artikel tentang tips membuat rapat lebih efektif. Bila menyukai artikel ini bisa Anda bagikan. Jika ada kritik dan saran bisa tulis pada kolom komentar. Terima kasih.

Baca juga: 5 Daftar Portal Kerja Online Yang Harus Kamu Ketahui